Desde hace mucho tiempo, la mayor parte de las empresas se suman a la transformación digital buscando facilitar y reducir al máximo posible los errores. La automatización de procesos empresariales (BPA) se convirtió, a lo largo del tiempo, en algo imprescindible para el funcionamiento de las compañías.
¿Cuál es el objetivo de la automatización de procesos empresariales?
Los procesos empresariales consisten en un conjunto de actividades que ayudan a que una empresa o un sector alcancen un objetivo específico.
La automatización de procesos empresariales consiste en apostar por la tecnología; utilizar las nuevas tecnologías conocidas como sistemas de software para realizar procesos de forma más eficiente, sin errores, optimizando tiempo y recursos. Frecuentemente, se usan para el cumplimiento de pedidos realizados por clientes, aprobación de solicitudes, el procesamiento de los informes de gastos o la incorporación de nuevos empleados.
Al mismo tiempo que se genera un aumento en la eficiencia de los procesos y la productividad, la automatización de procesos también genera otros beneficios que permitirán obtener una base sólida para lograr competitividad.
Principales beneficios a nivel interno y a nivel externo
Ayuda a perfeccionar los procesos: Cuando se disminuye la probabilidad del error humano en los procesos repetitivos, que contribuye a optimizar todo el sistema.
Genera mayor productividad: La mecanización correcta permitirá aumentar el rendimiento diario, eliminando errores de la mano de obra humana, generando así mayor cantidad de productos por día.
Mejora la atención al cliente: La automatización permitirá que, al optimizar procesos y tiempo, la empresa pueda dedicar más tiempo y personal a la atención al cliente.
Mejora la comunicación interna: El personal de la empresa tendrá más tiempo para dedicarle a la comunicación de tareas, emails, recordatorios o reuniones internas.
Reducción de costos: Es uno de los beneficios más notorios. En la medida que se eliminan errores y se simplifican procesos se disminuye el nivel de pérdidas.
Diferentes rubros en los que se puede implementar
- Fabricación: La BPA puede proporcionar información al instante sin restar tiempo y energía.
- Organizaciones sin fines de lucro: El ahorro de dinero que genera puede ser una gran ventaja sobre los procedimientos tradicionales.
- Instituciones educativas: Suelen adoptar esta tecnología para gestionar inscripciones, pagos, materiales de cursos y otro tipo de tareas administrativas.
- Empresas emergentes y emprendedoras: Ayuda a evitar sobrecargar de tareas a las personas que están dentro de la empresa.
- Venta al por menor: Puede gestionar la administración de la empresa, las herramientas de automatización y la inteligencia artificial pueden hacer que el marketing sea más eficaz. El marketing automation es una consecuencia de esto último.
- Finanzas: La automatización de los procesos empresariales y el software de automatización hace que los profesionales se centren en los clientes.
¿Automatización de procesos empresariales o RPA?
Se suele confundir a la BPA con la automatización robótica de los procesos (RPA), pero es importante destacar que estas dos terminologías hacen referencia a diferentes tipos de sistematización.
La RPA hace referencia a sistematizar determinadas tareas que son repetitivas, utilizando un software preparado para reproducir las decisiones que toman las personas, por ejemplo: copiar datos de una planilla a otra o en campos ya existentes.
La BPA administra tareas más complejas y define, además, la manera en que se automatizan las distintas operaciones con varios pasos en las que intervienen distintos sistemas empresariales. Las soluciones de este tipo de automatización son más complejas y se personalizan para cada empresa.
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