COFIDE: Automatización y eficiencia operacional

El año 2021, debido a la pandemia, organizaciones de múltiples sectores se enfrentaron a situaciones desafiantes para la operación de sus negocios como el trabajo y el contacto remoto con sus clientes. Estos, fueron puntos culmines que ejercieron el rol de habilitador para que las compañías comenzaran a explorar nuevas tecnologías.

Bajo este contexto, la búsqueda de los equipos de tecnología se centró en encontrar caminos más eficientes que a la vez, permitieran generar eficiencias en costos y mejorar su ROI. Es en este punto, donde se abrió la conversación sobre RPA y rápidamente las organizaciones se apoyaron en la automatización para cumplir con estos objetivos.

Caso COFIDE

El Estado del Perú, desde hace unos años viene empujando iniciativas de transformación digital para trabajar con servicios cloud, gracias a esto, se han podido realizar proyectos como el de COFIDE sobre Automatización y eficiencia para sus operaciones, el cual cuenta con servicios híbridos en la nube.

COFIDE, es un banco del Estado del Perú que tuvo un rol protagónico para la reactivación económica del país en el periodo de pandemia, ya que tuvieron que implementar variados programas estatales. Esta situación, generó mucha carga de trabajo especialmente al área de operaciones donde rápidamente debían actuar en cortos periodos de tiempo. En este contexto, automatizar procesos de los equipos, les permitió eficientar sus tiempos de trabajo y dirigir la atención de los trabajadores a acciones que generaran mayor valor.

El primer proyecto donde se utilizó RPA en COFIDE fue para automatizar ciertos procesos del área de Cobranzas y Desembolso, para el cual tenían un plazo de 4 meses de implementación, los cuales se cumplieron a cabalidad gracias a la implementación de un formato ágil junto a Belltech. El primer paso fue identificar los procesos estandarizados en los cuales el robot podría apoyar y, además, identificar todos los escenarios a los cuales se podría topar en su trabajo. En el camino, se enfrentaron a diversas interrogantes, como por ejemplo ¿cómo solucionar las integraciones con la plataforma corporativa SAP?  por la cual pasan todas las instrucciones de pagos, lo cual, con el apoyo del equipo de Consultoría y acompañamiento de Belltech se logró superar con éxito a pesar de que en un comienzo significó un gran desafío.

Otra de las interrogantes importantes del proyecto fue ¿con qué usuario entrará el bot?, procurando siempre mantener la seguridad en la compañía. Esto, se resolvió asignándole su propio acceso para así diferenciar en el sistema sus operaciones y con esto, poco a poco, el robot se fue convirtiendo en un colaborador digital en el banco.

Números destacado del proyecto

Si bien el banco no tenía operaciones masivas, si tenía operaciones de montos considerables, manejando un promedio de 50 operaciones financieras diarias, las cuales generaban una carga laboral a las personas de 4.5 horas diarias en promedio. Con la implementación de RPA en sus procesos, se logró reducir estas horas a 2.2 en promedio, lo cual significó una propuesta de valor notable para la compañía.

Valor de RPA en COFIDE

El gran valor de la automatización para COFIDE y para las organizaciones en general, es funcionar como un habilitador para que las personas puedan enfocarse en tareas que aporten mayor valor al negocio, pudiendo automatizar procesos o tareas repetitivas que los bots pueden ejecutar en un menor tiempo y con una reducción de errores considerable. Las compañías se vuelven más rápidas, más eficientes y por otro lado el factor costos llega a ser 3 veces más bajo.

• Procesos más rápidos
• Reducción de errores
• Reducción de costos
• Redirección del enfoque de las tareas

La subgerente de TI de COFIDE quien lideró este proyecto y su implementación menciona respecto a esto:

La automatización llegó para quedarse, las empresas verán nuevas formas de eficientar sus operaciones y mostrar los valores que se adquieren al implementar RPA (Ahorro de costos, reducción de errores, eficiencia en sus procesos) y lo más importantes, están viendo reflejadas sus ventajas en el ROI de la compañía.

Según el “Automation Now & Next; State of Intelligent Automation Report” realizado en julio 2022 por Automation Anywhere, quienes son principal partner de Belltech de RPA, las empresas que se atrevieron a dar esta transformación en sus procesos, obtuvieron ventajas como:

• -8.5x ROI financiero promedio
• -71% Esfuerzo laboral medio (tiempo) ahorro
• -74% Mejora promedio en productividad
• -74% Mejora promedio en calidad/precisión

La aplicación de RPA es transversal y tiene muy pocas limitantes, ya que cualquier proceso que puede hacer una persona mediante un medio digital, lo puede hacer un bot.

En este punto, el trabajo consultivo previo es muy importante para este tipo de proyectos, donde se tracen estas metas de productividad y también metas económicas. A través de nuestro modelo de consultoría agile, implementamos RPA de forma rápida y eficiente, acompañando los procesos de integración, adopción de las nuevas tecnologías y cambio cultural necesarios para lograr los proyectos de automatización inteligente.

Este caso exitoso de implementación para COFIDE, es un claro ejemplo del crecimiento que significa para las compañías la incorporación de tecnologías eficientes y el inicio de la digitalización de todos sus procesos. Sobre esto, Mónica Angulo mencionó “COFIDE está en una ruta de transformación digital promovida por el estado y el hecho de haber logrado este hito nos hace una empresa del estado referente y sin duda, seguiremos apostando por estas herramientas junto al apoyo de Belltech”