¿Sabes qué es la automatización y control de procesos? Cuando hablamos de automatización, nos referimos a la operacionalización de un proceso que antes se ejecutaba manualmente, utilizando la tecnología y la integración de sistemas y datos.
En la actualidad, la automatización se ha convertido en una herramienta clave para mejorar la eficiencia y reducir los costos en las empresas a través de softwares especializados para realizar tareas repetitivas y rutinarias, liberando a los empleados de esas tareas y permitiéndoles enfocarse en actividades de mayor valor.
Es por ello que, al poner en marcha la automatización y control de procesos con RPA, logramos una transformación digital, mejorando el progreso del flujo de trabajo, productividad y tiempos de respuesta en una organización.
Pero entendamos en simples palabras la RPA y qué promete venir a solucionar y por qué es tan urgente de gestionar hoy. Si quieres saber más sobre este concepto, ¡te invitamos a seguir leyendo! En este artículo abordaremos cómo la RPA puede ayudar a las empresas a mejorar sus procesos y controlar mejor sus operaciones.
¿Qué es RPA?
Muchas veces nos esforzamos por buscar soluciones rápidas a procesos que, como clientes, vemos tan simples; no obstante, la respuesta organizacional nos demuestra que, por falta de personal o gestiones administrativas, los requerimientos no pueden ser procesados de la forma en que queremos: rápida y eficiente.
En este sentido, la Automatización Robotizada de Procesos (RPA, en sus siglas en inglés) es una solución digital que nos ayuda a crear robots virtuales para automatizar aquellas tareas que son repetitivas en las organizaciones.
La RPA es capaz de automatizar procesos tan simples como una actividad de copiar y pegar, hasta tareas tan complejas como la detección de fraudes o cuentas por pagar. Básicamente, depende de cuán clara tenga la organización sus procedimientos y la efectiva detección de aquellos donde no se requiere un análisis cognitivo para desarrollarlo. De ahí en adelante, ¡todo es posible!
¿Cuál es la importancia de la transformación digital en las empresas?
La automatización y control de procesos con RPA puede ayudar a las empresas a lograr una mayor eficiencia en la gestión de sus procesos, al liberar a los empleados de tareas rutinarias y permitirles enfocarse en actividades de mayor valor.
Además, la automatización puede reducir los errores humanos, lo que puede llevar a una mayor precisión y calidad en los resultados.
Así mismo, la implementación de RPA puede ser rápida y sencilla, lo que significa que las empresas pueden comenzar a ver resultados en poco tiempo.
Finalmente, el uso de RPA es escalable, lo que significa que las empresas pueden ampliar su uso gradualmente para cubrir más procesos y áreas de la empresa.
¿Cuáles son los beneficios de la automatización y control de procesos con RPA?
La automatización trae diversos beneficios, entre los cuales encontramos:
Optimización de tiempos
La optimización de los tiempos de los colaboradores para tomar tareas verdaderamente esenciales. Con esto podrán demostrar habilidades en el análisis de los datos, para luego transformarlos en soluciones.
Uso efectivo de los tiempos
Un uso efectivo de los tiempos de atención en las franjas con mayor demanda, dando prioridad a una mejor interacción humana y experiencia al cliente.
Mejor atención al cliente
Desde la perspectiva del cliente, se obtiene una mejor atención, rápida, eficiente y sin errores.
Mejor de “compliance”
Las organizaciones mejoran su compliance, pueden adaptar sus estrategias a los peak de demanda y obtener insights acorde a la data levantada por los robots. Estos últimos son uno de los más valorados actualmente, ya que permiten visibilizar información antes oculta tras los procesos y aumentar el conocimiento de sus clientes.
Economía en procesos
Y, por último, pero no menos relevante para las organizaciones, es que la inclusión de RPA permite reducir costos y un rápido ROI. Esto debido a que se destina de forma eficiente los recursos de la empresa para el tratamiento de datos y procesos; lo que, a su vez, mejora la satisfacción de los clientes al brindarles un servicio de calidad y puntual.
¿En qué rubros se puede aplicar la Automatización Robotizada de Procesos (RPA)?
- Recursos Humanos: Facilitando la gestión de nóminas o la administración de personal o contratación, solicitudes de vacaciones, etc.
- Marketing/ TI: Mejorando agilidad en operaciones, asignando y rastreando automáticamente solicitudes y enviando recordatorios importantes. Además de mantener registros detallados.
- Servicio al Cliente: A través de una respuesta y gestión rápida y eficaz a los requerimientos de los clientes.
- Áreas de contabilidad y finanzas: Para la realización de pedidos de ventas, órdenes de compra, relación con proveedores, etc.
- Logística y gestión de la cadena de suministro: Mejorando la comunicación con los proveedores, distribuidores y clientes.
- Auditoría: Acelerando procesos y tiempos.
¿Cómo implementar el control de procesos con RPA en tu empresa?
La implementación de automatización y control de procesos puede ser una tarea compleja, pero siguiendo estos pasos, las empresas pueden asegurar que la implementación sea exitosa y que la solución de RPA sea efectiva en la automatización de sus procesos.
- Identificar los procesos a automatizar. Consiste en evaluar los procesos de la empresa e identificar aquellos más adecuados para la automatización con RPA. Se deben seleccionar procesos que sean repetitivos o manuales.
- Diseñar la solución de RPA. En esta etapa se selecciona la herramienta de RPA adecuada y se diseñan los flujos de trabajo necesarios para automatizar los procesos.
- Desarrollar y probar la solución de RPA. Aquí se desarrolla y se prueba la solución de RPA. Se crean los bots de RPA, se integran con otros sistemas y se realizan pruebas de validación y rendimiento.
- Implementar la solución de RPA. Se debe implementar la solución de RPA, configurando los bots correspondientes y la integración con los sistemas de la empresa.
- Capacitar al personal y supervisar y mantener la solución de RPA. Finalmente se capacita al personal para trabajar con la solución de RPA y se proporcionan manuales de usuario. También se supervisa y mantiene la solución de RPA, lo que incluye la monitorización del rendimiento, la resolución de problemas y la actualización según sea necesario.
Cómo se relacionan la RPA, la automatización y el control de procesos
La solución digital que representa el RPA, a través de sus sistemas de robotización, permiten que, de forma automática se puedan realizar distintas gestiones, tales como transacciones, respuestas o comunicaciones con el cliente, agilizando de esta manera los procesos y la manera de trabajar.
A través del control de procesos automatizado, el foco principal es siempre mejorar el flujo de trabajo, de manera que se puedan corregir los errores y alcanzar los objetivos estratégicos establecidos por la empresa.
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¡La tecnología RPA, en definitiva, ayuda a la organización a funcionar de forma más eficiente en el control de procesos!
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